Vicenta Cortés Alonso fue la primera en utilizar en España el término tipo documental que definió como “el número y disposición de los elementos de la información que corresponden a la actividad que los ha producido”. La tipología documental agrupa los documentos por modelos en atención a un conjunto de rasgos externos (formato, soporte, materia escritoria, …) e internos (lengua, autor, fechas, otorgantes, contenido...) que distinguen a unos de otros. Cada tipo de documento se crea para dejar testimonio de una determinada función o actividad, desarrollada tanto en el ámbito público como en el privado. Es asombroso comprobar la gran perdurabilidad de algunas de las tipologías documentales, especialmente en la administración local
Mientras que para el Archivo de la Real Sociedad de Amigos del País de Murcia y para el Archivo Histórico Provincial se han desarrollado sendos cuadros de clasificación, los documentos pertenecientes a los archivos municipales incluidos en el proyecto Carmesí se han agrupado en tipos o series documentales cuya nomenclatura pueda resultar familiar al investigador e, incluso, al gran público. Vamos a aproximarnos a algunas de ellas.
La serie documental más emblemática de los archivos municipales es, sin duda, la de Actas Capitulares. Son documentos de sumo interés para la investigación histórica, pues en ellas se recogen todos los asuntos debatidos y los acuerdos adoptados por el Concejo o el Pleno del Ayuntamiento en los más diversos aspectos de la vida de la comunidad. Con frecuencia los libros de actas insertan copias u originales de otros tipos documentales: privilegios, reales provisiones, cuentas, ordenanzas etc… en definitiva, documentos sobre asuntos relevantes que han sido tratados en las sesiones. Son, con mucho, los más numerosos del proyecto Carmesí.
La potestad normativa de las entidades locales queda reflejada en las Ordenanzas y Reglamentos que dictan. Son normas de policía aprobadas por acuerdo del Concejo que regulan la vida cotidiana y las actividades económicas de los municipios, como podían ser los usos agrícolas, la gestión del agua, el comercio o los aprovechamientos comunales (caza, pesca, leña, recolección de plantas...), bajo pena de las multas correspondientes a los infractores. Los reglamentos aparecen en el siglo XVIII, con la finalidad de regular el funcionamiento de los servicios municipales.
Diferentes son los Ordenamientos, recopilaciones de las leyes vigentes llevadas a cabo por prestigiosos juristas o con ocasión de la celebración de unas Cortes.
Las disposiciones emanadas de órganos superiores, por su relevancia, se han conservado mayoritariamente en nuestros archivos. Los privilegios establecían nuevas situaciones jurídicas, siempre más ventajosas, derivadas de una concesión particular del Rey o señor otorgante, por razón de los servicios prestados o méritos adquiridos ante él. Plasmación de la diversidad jurídica y de la formación privada y consuetudinaria del derecho, fueron más numerosos en la Baja Edad Media, adquiriendo, en ocasiones, la forma de privilegios rodados, el tipo documental más solemne, retórico y preciosista redactado, en pergamino, por la Cancillería regia, que se mantuvo hasta el reinado de los Reyes Católicos. Las cartas de privilegios y confirmación de privilegios respondían a la misma finalidad de conceder nuevas mercedes y privilegios o revalidar los concedidos por reyes anteriores, pero adoptaban la forma de cuaderno y una estructura más sencilla, aún manteniendo la solemnidad, que los privilegios rodados. Al contrario que estos, las Cartas…se siguieron redactando en la Edad Moderna.
Los documentos reales más utilizados a partir del S. XV, continuación de los antiguos mandatos medievales, son las provisiones reales y las cédulas reales. Su carácter era esencialmente dispositivo, como emanadas de una monarquía autoritaria que va asumiendo, en detrimento de las Cortes, el ejercicio de la potestad legislativa. También se utilizaban para comunicar órdenes de los Consejos, conceder mercedes, realizar nombramientos, notificar pragmáticas y resolver pleitos judiciales. La diferencia fundamental entre ambos tipos es la mayor solemnidad de la real provisión. Cuando transmite normativa solemne con valor de ordenamiento en Cortes, la provisión real pasa a denominarse pragmática sanción.
En realidad todas las disposiciones mencionadas constituyen tipos concretos de otro mucho más amplio: las cartas reales, que eran el instrumento esencial de la monarquía en la Edad Media para administrar los territorios bajo su jurisdicción. Contienen la respuesta que el Rey daba a cuestiones que habían sido sometidas a su deliberación. Se suele diferenciar entre la carta plomada, validada con sello de plomo, y la carta abierta, validada con sello de cera.
Igualmente amplio resulta el tipo documental cartas del Concejo, que normalmente recoge los acuerdos del Pleno resolviendo peticiones de particulares o elevando informes (memoriales) y presentando quejas a autoridades supramunicipales. Un tipo especial dentro de ellas son las cartas de hermandad que dan testimonio de la creación de uniones o federaciones de municipios para fines de interés de las distintas poblaciones, fundamentalmente en el ámbito de la seguridad de los términos y la defensa del común de los pueblos.
Los cartularios eran libros copiadores de correspondencia, predecesores de los libros registro de entrada y salida que se generalizan en nuestras administraciones a partir del siglo XIX. No obstante hay una diferencia fundamental entre ellos: mientras los primeros copian íntegramente el documento, los segundos se limitan a hacer un resumen, muy sintético, de su contenido.
Los padrones son, genéricamente, listas nominales de los vecinos o moradores de un municipio, por lo que dentro de ellos hay que diferenciar los de población, confeccionados separadamente para hidalgos y pecheros, de los de carácter fiscal (denominados repartimientos) o militar (como los alardes, tan numerosos en el Archivo Municipal de Murcia); incluyendo estos últimos entre las series de Quintas y Milicias. Un tipo diferente de repatimiento lo constituyen los libros de repartimientos de tierras, que se conservan en los archivos municipales de Murcia y Lorca. El repartimiento es el sistema seguido en la repoblación de las grandes ciudades del levante y sur de la Península, reconquistadas a lo largo del siglo XIII. El establecimiento de la población cristiana en esos territorios se llevó a cabo por un ordenado reparto de casas y heredades, según los merecimientos y la condición social de los conquistadores. Las donaciones se escrituraban y se registraban en estos libros.
El sistema impositivo castellano era muy diversificado, basándose en una serie de impuestos que se repartían entre los vecinos. Normalmente la gestión tributaria se ejecutaba mediante arrendamientos y las villas y ciudades recurrían a la figura del encabezamiento que fue muy utilizado para el cobro de las denominadas rentas provinciales (alcabalas, cientos, millones, fiel medidor, paja, el quinto del millón de nieve etc.). Se han diferenciado las rentas municipales de los tributos reales y en la serie de cuentas del Concejo se ha mantenido la nomenclatura de un tipo documental muy característico: los libros del mayordomo. El mayordomo de propios era un oficio concejil, elegido anualmente, y responsable de la hacienda y el patrimonio municipal, actuando como depositario y pagador general. Sus libros recogen de manera pormenorizada la contabilidad anual del concejo y suelen llevar cosidos los recibos justificativos de los pagos. Los censos o cartas de censos son el instrumento por el cual se suscriben los arrendamientos de los bienes de concejo a los particulares, para que usasen de ellos pagando una cantidad anual.
El Archivo Municipal de Murcia, constituye en realidad un grupo de fondos que incluye documentos producidos o recibidos por diversas instituciones, como Adelantamiento, Corregimiento, Mesta o Santa Hermandad.
Dentro de la función judicial se han diferenciado los Autos judiciales y pleitos de las Sentencias, que incluyen las Ejecutorias.
Como ha quedado señalado en el Archivo Histórico Provincial de Murcia los documentos correspondientes al fondo notarial se han agrupado en función de los distritos notariales y de las notarias que los integran, que producen los protocolos, que son una serie ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades. Las escrituras notariales son una fuente excepcional para los historiadores al aglutinar información sobre bienes, capitulaciones matrimoniales, testamentos, etc.
Elemento de relevancia para la correcta custodia de los documentos, y por tanto para la transmisión de la información, ha sido el arca de las tres llaves, de existencia forzosa en todos los municipios desde la aprobación por los Reyes Católicos de la Pragmática de 9 de junio de 1500, que disponía "la obligación de los Corregidores a haçer casas de Conçejo y carçel do no la hubiere y arca en que se custodien los privilegios y escrituras y los libros de leyes del Reyno". El Arca del Concejo, constituye el germen de lo que en el futuro serían los archivos municipales. En ella se custodiaban los documentos más importantes, como los privilegios de la villa, las actas capitulares o la documentación económica. Los claveros, generalmente tres, eran los responsables de su conservación y salvaguarda. Para abrirla era necesaria la concurrencia de cada una de las llaves que éstos poseían. Especial relevancia, por su antigüedad y belleza, tiene el arca que se conserva en el Ayuntamiento de Totana, que ha sido recientemente restaurada.
